Administration och Office Management

Kursen ger väsentliga och djupgående praktiska tekniker som gör att du kan utmärka dig på din arbetsplats. I den här kursen kommer du att lära dig tvärvetenskapliga bästa praxis som att vara en bättre affärskrivare och en mästerkommunikator.

Kursen fokuserar också på vikten av att ge exceptionell intern och extern kundservice och effekten av att göra detta.

Dessutom får du noggrant chansen att diskutera effekterna av stress på arbetsplatsen och sätt att göra stress till en fördel. Du kommer också att lära dig hur mastering av din effektiva användning av tiden oundvikligen ökar din produktivitet och sänker din stressnivå. Ett annat ämne du kommer att dyka in är att organisera och driva ett effektivt och professionellt möte. Slutligen lär du dig i detalj hur du kan förbättra telefonhanteringsfunktionerna.

mål

• Definiera och förstå rollen som kontorschef och administratör
• Genomföra muntliga och skriftliga kommunikationsstrategier som behövs för att kunna utföra ansvar på ett effektivt sätt
• Utveckla en serviceinriktning och tankegång riktad mot den interna och externa kunden
• Lista de viktigaste orsakerna till stress och tillämpa de tekniker som behövs för att kontrollera dem
• Tillämpa tidhanteringstekniker som krävs för bättre kontorsproduktivitet
• Organisera möten effektivt
• Hantera telefonsamtal korrekt och professionellt

Vem ska delta

Administratörer, assistenter, verkställande sekreterare, befintliga eller potentiella kontorschefer, senioradministratörer och chefer på junior nivå anställda.

moduler

Dag 1

• Kontorschefens och administratörens roll
• Perception mot verkligheten
• 3Ds av framgångsrika administratörer: dramatiskt och bevisligen annorlunda
• Kompetenser som krävs för framgång
• Vad som krävs för att vara en "stjärna" på jobbet
• Identifiera din roll

Dag 2

• Effektiva muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga
• Förbättra trovärdighet och få erkännande
• Betydelsen av att ha positiv attityd
• Att vara assertiv
• Säljer dina idéer till chefen, kollegor, underordnade och klienter
• Förbereder en professionell presentation
• Vad utgör professionell affärsskrivning
• Stil och layout
• Hämta ditt mål med läsaren
• Läsarnas förväntningar
• Använda telefonen korrekt
• Professionellt telefonbeteende
• Regler för bra lyssnande
• Steg vid professionell hantering av inkommande samtal
• Hantera svåra uppringare
• Identifiera vanliga telefonproblem och formulera lösningar

Dag 3

• Serverar den interna och externa kunden
• Förstå behoven hos interna och externa kunder
• Ta bort tjänster hinder
• Ger utmärkt service
• Att bryta ner silo mentaliteten
• Hantera klagomål
• Hantera tid
• Identifiera och eliminera tidskrävare
• Ställa in mål och prioriteringar
• Använda åtgärder för att kontrollera och förbättra din effektivitet
• Planering och hantering av tid för själv och andra
• Förbereder tidsloggar och lär sig från dem

Dag 4

• Organisera möten
• Element av ett effektivt möte
• Förbereda dagordningen
• Möte vanliga tidskrävare
• Tar protokoll av möten
• Ansvar för mötesledare och deltagare. Stresshanteringsteknik
• Orsaker och symtom
• Identifiera dina stressorer
• Hur stress påverkar prestanda
• Formulera en omfattande stresshanteringsplan